- Kwaliteitssyteem
- Planning en control cyclus
- Beleid, kaders en richtlijnen
- Informatiebescherming en - beveiliging
- Informatiebeheer
- Wet- en regelgeving
Borgen en verbeteren kwaliteit
De gemeente beschouwt efficiënt digitaal informatiebeheer als een cruciale voorwaarde voor succesvolle digitale samenwerking, optimalisatie van dienstverlening en conformiteit met wet- en regelgeving. Om de kwaliteit van het informatiebeheer op structurele wijze te verhogen, wil de gemeente een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer opzetten en implementeren.
Klantvraag
De gemeente heeft de ambitie om haar digitaal informatiebeheer te verbeteren door middel van de implementatie van een kwaliteitssysteem. Dit systeem moet worden opgenomen in de planning en controlcyclus en afgestemd op de eisen voor informatiebescherming en -beveiliging. Hierdoor wordt efficiënt, effectief en veilig informatiebeheer gewaarborgd voor inwoners, medewerkers en belanghebbenden.
Aanpak
In samenwerking met belanghebbenden van de gemeente, zoals managers, medewerkers, de privacy officer, de security officer en de archivaris, heeft Informatiekantoor in diverse sessies en interviews het belang van efficiënt informatiebeheer besproken en is er gezamenlijk gewerkt aan de opzet van een kwaliteitssysteem. Op basis van deze gesprekken zijn diverse onderdelen van het kwaliteitssysteem ontwikkeld, waaronder: (A) Information Governance Framework, (B) Beleid Informatie- en Archiefbeheer, (C) Kaders, richtlijnen en voorschriften, (D) Handboek Kwaliteit IB, (E) Kwaliteitsafspraken IB per proces, (F) Control Panel Kwaliteitssysteem, (G) Toetsingsinstrumenten voor zelfevaluatie en interne audit. Na goedkeuring door het management, zijn deze instrumenten geïmplementeerd met veel aandacht voor instructie en ondersteuning van de specialisten in informatiebeheer.
Resultaat
Het eindresultaat van het project is een kwaliteitssysteem voor digitaal informatiebeheer, speciaal ontworpen voor de gemeente en goedgekeurd door het management. Dit systeem is afgestemd met belanghebbenden en is geïntegreerd in de planning en controlcyclus van de gemeente. Bovendien is het systeem afgestemd op de verbetercyclus voor informatiebescherming en beveiliging. Hiermee zorgt de gemeente voor een efficiënt, effectief en veilig informatiebeheer.