info@informatiekantoor.nl

+316 17 406 790

+316 17 406 790

onno@informatiekantoor.nl

Klantcases

  • Kwaliteitssyteem
  • Planning en control cyclus
  • Beleid, kaders en richtlijnen
  • Informatiebescherming en - beveiliging
  • Informatiebeheer
  • Wet- en regelgeving

Borgen en verbeteren kwaliteit

De gemeente beschouwt efficiënt digitaal informatiebeheer als een cruciale voorwaarde voor succesvolle digitale samenwerking, optimalisatie van dienstverlening en conformiteit met wet- en regelgeving. Om de kwaliteit van het informatiebeheer op structurele wijze te verhogen, wil de gemeente een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer opzetten en implementeren.

Klantvraag

De gemeente heeft de ambitie om haar digitaal informatiebeheer te verbeteren door middel van de implementatie van een kwaliteitssysteem. Dit systeem moet worden opgenomen in de planning en controlcyclus en afgestemd op de eisen voor informatiebescherming en -beveiliging. Hierdoor wordt efficiënt, effectief en veilig informatiebeheer gewaarborgd voor inwoners, medewerkers en belanghebbenden.

Aanpak

In samenwerking met belanghebbenden van de gemeente, zoals managers, medewerkers, de privacy officer, de security officer en de archivaris, heeft Informatiekantoor in diverse sessies en interviews het belang van efficiënt informatiebeheer besproken en is er gezamenlijk gewerkt aan de opzet van een kwaliteitssysteem. Op basis van deze gesprekken zijn diverse onderdelen van het kwaliteitssysteem ontwikkeld, waaronder: (A) Information Governance Framework, (B) Beleid Informatie- en Archiefbeheer, (C) Kaders, richtlijnen en voorschriften, (D) Handboek Kwaliteit IB, (E) Kwaliteitsafspraken IB per proces, (F) Control Panel Kwaliteitssysteem, (G) Toetsingsinstrumenten voor zelfevaluatie en interne audit. Na goedkeuring door het management, zijn deze instrumenten geïmplementeerd met veel aandacht voor instructie en ondersteuning van de specialisten in informatiebeheer.

Resultaat

Het eindresultaat van het project is een kwaliteitssysteem voor digitaal informatiebeheer, speciaal ontworpen voor de gemeente en goedgekeurd door het management. Dit systeem is afgestemd met belanghebbenden en is geïntegreerd in de planning en controlcyclus van de gemeente. Bovendien is het systeem afgestemd op de verbetercyclus voor informatiebescherming en beveiliging. Hiermee zorgt de gemeente voor een efficiënt, effectief en veilig informatiebeheer.

 
  • Risicoanalyse
  • Informatieanalyse
  • Procesverbetering
  • AVG
  • Informatiebeheer
  • Informatiebewustzijn

Informatiebewuste medewerkers

Bij klantprocessen van het zorgcentrum zijn verschillende interne en externe partijen betrokken. Processen verlopen voornamelijk digitaal met enkele papieren componenten. De organisatie heeft behoefte aan informatiebewuste medewerkers, gebruiksvriendelijke applicaties en duidelijke richtlijnen voor digitaal werken, bewaren en vernietigen van documenten.

Klantvraag

De klant wil een actieplan waarin is opgenomen: quick-wins om zowel meer doelmatig als rechtmatig te werken met informatie. Uitgangspunt is digitaal: geen gebruik van papieren documenten meer. Helder moet zijn welke systemen gebruikt mogen worden voor gebruik en beheer van informatie, het beheer is conform de AVG en overige wetgeving. Medewerkers moeten op de hoogte zijn en werken conform nieuwe werkwijze.

Aanpak

Op basis van een informatieanalyse de huidige situatie ten aanzien van het gebruik en beheer van informatie binnen klantprocessen in kaart gebracht. Hierbij is gekeken naar het proces, de systemen, het beleid, wet- en regelgeving en de medewerkers. Aan de hand van een risicoanalyse zijn in overleg met de proceseigenaar benodigde verbeteracties opgesteld. Deze verbeterpunten zijn afgestemd en opgepakt door verschillende disciplines in de organisatie (IT, Privacy Officer, Teamleider).  Vervolgens zijn kaders, richtlijnen en instructies opgesteld voor het gebruik en het beheer van informatie. Deze zijn in diverse afstemmings- en bewustwordingssessies met de gebruikers concreet en werkbaar gemaakt.

Resultaat

Naast inzicht in de risico’s, de noodzakelijke verbeterpunten en een afgestemd actieplan heeft het project ook opgeleverd: een advies over toepasselijke wet- en regelgeving inclusief bewaartermijnen, kaders/richtlijnen/instructies voor informatiebeheer, quick-wins voor gebruiksvriendelijkheid systemen, schoningsvoorstel voor zowel papieren als digitale bestanden, informatiebeheer in lijn  met én medewerkers die zich meer bewust zijn van risico’s en de werkwijze voor omgang met informatie.

 
  • Digitaal werken
  • Procesverbetering
  • Informatiegovernance
  • Gegevensbescherming
  • Informatiebeheer

Verbeteren informatiehuishouding

De woningcorporatie digitaliseert processen in hoog tempo. Het beheer van informatie is versnipperd. Deze versnippering zorgt ervoor dat klanten minder snel geholpen kunnen worden. Bovendien ontbreekt het aan overzicht voor de opslag van persoonsgegevens, hierdoor weet de klant niet of zij kan voldoen aan de AVG.

Klantvraag

De klant wil  het digitaal informatiebeheer op orde voor betere dienstverlening (direct bij voor huurders), risico’s te beheersen (beslisdocumenten beschikbaar)  en om te voldoen aan wet- en regelgeving (AVG). De klant wil zicht in de huidige situatie en de noodzakelijke verbeteractiviteiten en een voorstel voor de rollen die noodzakelijke zijn voor digitaal informatiebeheer. Tot slot is er behoefte aan organisatiebrede kaders en  richtlijnen.

Aanpak

Op basis van het Informatiekantoormodel is de huidige situatie in kaart gebracht. Informatiekantoor kijkt naar de verandering (verbetertraject dienstverlening huurders), de businessactiviteit (verhuur), de informatiepraktijk (inrichten, uitvoeren en borgen informatiebeheer), de informatiekwaliteit (informatie is en blijft toegankelijk voor medewerkers en systemen borgen betrouwbaarheid) en informatiebewustzijn. Methodes: interviews, bijeenkomsten, deskresearch en  steekproeven. Op basis hiervan zijn verbeteracties opgesteld. Zowel organisatiebreed als processpecifiek.

Resultaat

Inzicht in de huidige situatie en een actieplan met noodzakelijke maatregelen. Gaandeweg is het management nog meer nut en noodzaak gaan inzien en heeft de bevindingen gekoppeld aan andere lopende digitaliseringstrajecten. Aansluiting is gemaakt met disciplines als informatiebeveiliging en privacy. De organisatie beschikt over een organisatiebreed raamwerk voor de verdere professionalisering van digitaal informatiebeheer.

  • Digitaal archiveren
  • Duurzame toegankelijkheid
  • Bewaren en vernietigen
  • Hotspots

Hotspot- en trendanalyse

Klantvraag

De gemeente heeft de ambitie om haar digitaal informatiebeheer te verbeteren door middel van de implementatie van een kwaliteitssysteem. Dit systeem moet worden opgenomen in de planning en controlcyclus en afgestemd op de eisen voor informatiebescherming en -beveiliging. Hierdoor wordt efficiënt, effectief en veilig informatiebeheer gewaarborgd voor inwoners, medewerkers en belanghebbenden.

Aanpak

Op basis van het Informatiekantoormodel is de huidige situatie in kaart gebracht. Informatiekantoor kijkt naar de verandering (verbetertraject dienstverlening huurders), de businessactiviteit (verhuur), de informatiepraktijk (inrichten, uitvoeren en borgen informatiebeheer), de informatiekwaliteit (informatie is en blijft toegankelijk voor medewerkers en systemen borgen betrouwbaarheid) en informatiebewustzijn. Methodes: interviews, bijeenkomsten, deskresearch en  steekproeven. Op basis hiervan zijn verbeteracties opgesteld. Zowel organisatiebreed als processpecifiek.

Resultaat

Inzicht in de huidige situatie en een actieplan met noodzakelijke maatregelen. Gaandeweg is het management nog meer nut en noodzaak gaan inzien en heeft de bevindingen gekoppeld aan andere lopende digitaliseringstrajecten. Aansluiting is gemaakt met disciplines als informatiebeveiliging en privacy. De organisatie beschikt over een organisatiebreed raamwerk voor de verdere professionalisering van digitaal informatiebeheer.

Het ministerie maakt gebruik van een selectielijst voor het overbrengen van archieven naar het Nationaal Archief. Selectie op basis van een selectielijst geeft echter geen representatief beeld bij uitzonderlijke en/of unieke gebeurtenissen. Hiervoor maakt de klant gebruik van een hotspot- en trendanalyse in aanvulling op de selectielijst.

Klantvraag

De klant wil een door het ministerie vastgestelde en met het Nationaal Archief afgestemde Trendanalyse en Hotspotmonitor als aanvulling op de selectielijst.

Aanpak

Om tot een representatieve Trendanalyse en Hotspotmonitor te komen is gebruik gemaakt van de opzet van het rapport Een Samenleving in Beweging. Op basis van literatuuronderzoek, oproepen aan medewerkers is een longlist opgesteld. Deze diende als basis voor verdere verfijning door middel van interviews en groepssessies. Tussentijds is structureel overleg gevoerd met de belangrijkste stakeholders. Dit heeft geresulteerd in rapportage die is afgestemd met het Nationaal Archief en is vastgesteld binnen het ministerie. Met de gebruikte methode is het ministerie in staat om zelf periodiek een trendanalyse en hotspotmonitor uit te voeren. Het project is afgesloten richtlijnen voor implementatie.

Resultaat

Een vastgestelde en met het Nationaal Archief afgestemde rapportage Trendanalyse en Hotspotmonitor en een handreiking voor implementatie.

  • Gemeenschappelijke regeling
  • Archiefwet
  • Taken en verantwoordelijkheden
  • Implementatie
  • Kaders en richtlijnen Informatiebeheer

Routeplan voor Gemeenschappelijke Regeling

De klant is een gemeenschappelijke samenwerking. De klant voert diverse taken uit voor én in samenwerking met verscheidene gemeenten. Zowel de klant als de aangesloten gemeente beheren informatie (zowel papieren dossiers als in systemen) die vallen onder de werking van de Archiefwet. De directeur heeft behoefte aan inzicht in de taken en verantwoordelijkheden op dit gebied voor alle partijen. Ook is er behoefte aan inzicht in de investering en acties nodig om het informatiebeheer in lijn te brengen met deze (wettelijke) taken en verantwoordelijkheden.

Klantvraag

De klant wil inzicht zijn eigen Archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden en in die van de aangesloten partners. Op basis hiervan wil de klant concreet implementatieplan met bijbehorende investeringsverdeling om het informatiebeheer voor alle partijen conform de Archiefwet te laten plaatsvinden.

 
 
 

Aanpak

In eerste instantie is door middel van interviews, deskstudie, bijeenkomsten en steekproeven inzicht verkregen in de huidige situatie van het informatiebeheer bij de klant. Speciale aandacht is gegaan naar de bevoegdheidstoekenning (delegatie, mandaat, attributie) binnen het samenwerkingsverband om te kunnen bepalen wat de zorgplicht is ten aanzien van de archieven. In verschillende vervolggesprekken met de directeur en management is de materie toegelicht, besproken en vastgesteld. Op basis hiervan is een implementatieplan opgesteld inclusief investeringsverdeling. Het plan bevat tevens een inhoudelijk raamwerk voor de realisatie en implementatie van de benodigde archiefwettelijke instrumenten.

 
 

Resultaat

De klant heeft inzicht gekregen in de Archiefwettelijke taken en verantwoordelijkheden. Zowel voor zichzelf als die van de aangesloten gemeenten.  De directeur en het management is zich bewust geworden van deze taken en verantwoordelijkheden. De taken en verantwoordelijkheden zijn vastgesteld, een implementatieplan is opgesteld inclusief investeringsverdeling. Hiermee is een gedegen basis gelegd om de het informatiebeheer bij de klant en de aangesloten gemeenten conform Archiefwet te optimaliseren.

  • Visie/Strategie/Beleid
  • Organisatie Informatiebeheer
  • Informatiegovernance
  • Kwaliteitssysteem
  • Implementatie

Op organisatieniveau in control

Het ZBO werkt voornamelijk digitaal en hanteert gebruikt diverse systemen voor het gebruik en beheer van informatie. De Raad van Bestuur heeft aangegeven dat het digitaal informatiebeheer rechtmatig plaats moet blijven vinden. Op korte termijn conform Archiefwet en  AVG en op langere termijn conform Wet Open Overheid. Ook moet digitaal informatiebeheer bijdragen doelmatigheid: op een fijne manier digitaal samenwerken, procesverbeteringen doorvoeren en risico’s kunnen beheersen.

Klantvraag

De klant wil op organisatieniveau in control zijn én blijven wat betreft digitaal informatiebeheer. Digitaal informatiebeheer moet robuust zijn geïmplementeerd (mensen, systemen, processen en beleid) inclusief kwaliteitsborging.

Aanpak

Het project is gestart met business- en informatieanalyse met focus efficiencyverbetering, digitale samenwerking en het voldoen aan wet- en regelgeving (Archiefwet, AVG, en op termijn Wet Open Overheid). Vervolgens is een programmaplan voor organisatiebreed digitaal informatiebeheer opgesteld. Dit plan bevat tevens een roadmap voor implementatie, de mijlpalen met de daarbij behorende werkzaamheden, een kostenindicatie, de randvoorwaarden en een projectportefeuille. Na goedkeuring van het plan door Raad van Bestuur is het programma met bijbehorende projectportefeuille volgens Prince 2 met Agile principes uitgevoerd en geïmplementeerd.

 

Resultaat

De organisatie is op systeemniveau in control met digitaal informatiebeheer. Het kan voldoen aan geldende wet- en regelgeving en is voorbereid op veranderingen op dat gebied. Er is vastgesteld beleid voor digitaal informatiebeheer inclusief een geïmplementeerd kwaliteitssysteem. Risicovolle digitale informatie is of overgedragen, vernietigd of toegankelijk gemaakt. Medewerkers zijn in staat taken uit te voeren en beheerorganisatie is opgezet en werkend. Het programma is binnen tijd en budget opgeleverd.

  • Training en coaching
  • Kennissessies
  • Digitaal werken
  • Informatiebeheer
  • Teamontwikkeling

Training Team Informatiebeheer

De gemeente wil dat informatieprofessionals de afdelingen optimaal adviseren en ondersteunen. Informatieprofessionals dienen op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving, ICT, normeringen en digitaal werken.

Klantvraag

Help onze medewerkers aan de laatste relevante ontwikkelingen in het vakgebied en aanpalende disciplines. Besteed aandacht aan: de organisatorische inrichting van informatiebeheer, zaakgericht werken, ICT-trends, wet- en regelgeving en benodigde kennis en vaardigheden voor een informatieprofessional.

Aanpak

In een serie tweewekelijkse bijeenkomsten van een dagdeel zijn de onderwerpen op een interactieve manier behandeld en met de groep bediscussieerd. Naast aandacht voor de inhoud van de stof is tegelijkertijd geflecteerd op de impact van de trend op de organisatie en het werk. Na afloop van de bijeenkomsten is samen met de leidinggevende en de groep een verbeterplan opgesteld voor de afdeling. Medewerkers hebben op persoonlijk niveau verbeteracties geformuleerd als basis voor een persoonlijk ontwikkelplan.

 

Resultaat

Het team informatieprofessionals is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en kennis van de behandelde onderwerpen.  De groep is gemotiveerd om er mee aan de slag te gaan. De leidinggevende heeft een gezamenlijk geformuleerd verbeterplan als input voor het jaarplan voor de afdeling. Medewerkers zelf hebben inzicht gekregen in aandachtspunten als input voor het persoonlijk ontwikkelplan.